REFLEXÕES SUBVERSIVAS
REFLEXÕES SUBVERSIVAS
Essa reunião realmente poderia
ter sido um email?
Maíra Blasi
Em toda sala de reunião tem pelo menos uma pessoa pensando que está perdendo tempo e que o assunto podia ser resolvido por e-mail, mas quantas dessas pessoas realmente sabem escrever um e-mail que evitaria aquele encontro? Quantas sequer tentaram outra abordagem para resolver o que está sendo discutido?
As soluções que a gente encontra para o incômodo com reuniões geralmente são medidas paliativas, que só adiam o problema ou mudam ele de lugar. Já explorei aqui algumas técnicas que ajudam a reduzir a quantidade e aumentar a qualidade das reuniões, mas isso ainda presume que elas são inevitáveis. E a gente pode ir além se investigar a questão real, que no caso é: por que a gente faz tanta reunião?.
As reuniões não acontecem por um motivo único, mas por trás de todas elas está uma estrutura que incentiva determinados comportamentos. Todas as teorias de administração partem da premissa do trabalho presencial, e a gente é condicionado desde o primeiro estágio a achar que o jeito mais fácil e ágil de resolver as coisas é com um bate-papo, tomando um cafezinho. Mas essa lógica exclui quem não toma um cafezinho e quem ainda não estava na empresa quando rolou o bate-papo, e mesmo que seja uma questão totalmente pontual, muita informação pode se perder quando não é documentada - até porque tem uma grande chance de outros bate-papos aparecerem no caminho entre o café e a mesa.
Resolver as coisas ao vivo só parece mais seguro e confortável porque é o que a gente está acostumado a fazer, mas há cada vez mais empresas assíncronas, com gente espalhada no mundo inteiro, e com o crescimento do trabalho remoto e distribuído, outras referências de mundo de trabalho serão necessárias.
E se a gente se perguntasse mais: Como evitar que essa reunião aconteça? Como NÃO fazer essa reunião?
Algumas mudanças nessa estrutura vão exigir investimento de tempo e recursos, como por exemplo criar uma espécie de Google e Youtube interno onde as pessoas registrem informações relevantes em textos e vídeos que poderão ser acessados futuramente para sanar dúvidas e facilitar o onboarding de novas pessoas. Mas também e possível implementar iniciativas que comecem a desconstruir o padrão no curto prazo. Aqui vai uma sugestão de processo:
1. Levantar as tensões que as pessoas têm com a temática reunião
2. Após o levantamento e tomada de consciência coletiva, levantar hipóteses de soluções possíveis - hipóteses essas que venham das pessoas, e não somente da gestores delas
3. Elaborar propostas para construir acordos e restrições que atendam às necessidades apresentadas.
Dois acordos que podem ser testados com facilidade são:
a) Durante um mês vamos acordar que o agendamento de reunião só vai acontecer após uma tentativa explicita de resolução via canal assíncrono (e-mail, chat, envio de vídeo)
* Para adotar essa iniciativa, também é necessário chegar a um acordo do que constitui um bom e-mail. Utilizar a estrutura da comunicação não-violenta (observação, sentimento, necessidade e pedido), por exemplo, oferece o contexto e a clareza necessários para garantir eficiência nas interações.
b) Durante um mês vamos testar usar os horários de 10:00 e 18:00 para responder canais de texto.
Uma das justificativas para agendar reuniões é que as pessoas não leem/não respondem as mensagens, então em vez de bloquear a agenda para evitar reuniões, vamos bloquear a agenda para garantir a leitura dos e-mails, das mensagens de texto, do chat.
Após um período de experimentação, é possível coletar aprendizados e evoluir com eles. E cada pequeno passo para evitar reuniões pode ser um grande salto para mudar a estrutura de trabalho que conhecemos.
