VOCÊ GOSTA DE REUNIÃO SIM!

Maíra Blasi

Caso não gostasse, já teria dado um jeito de sair desse looping de reclamações e piadas e colocado energia para resolver.

Quer MESMO parar de fazer reunião para falar da reunião?

Separei algumas dicas que funcionam muito no meu dia a dia como Agile Coach, Professora e Facilitadora, que podem parecer até óbvias, mas juro que se você fizer vão funcionar.

1. REFLEXÃO

A primeira pergunta que precisa fazer é: você precisa mesmo desse encontro síncrono?

Cada vez mais o trabalho vai acontecer de forma assíncrona, então será muito custoso em termos de agenda e dinheiro, reunir pessoas no mesmo local e no mesmo horário. Será que esse tema não pode ser resolvido por e-mail ou alguma ferramenta de chat?

2. OBJETIVO

OK, você responde que precisa sim dessa reunião. Então, qual é o objetivo do encontro? Decidir algo? Levantar ideias? Conversar sobre um tema?

É muito importante ter explícito o que precisa acontecer dentro da agenda, caso contrário você pode ter em mente um encontro para somente coletar ideias, enquanto as pessoas convidadas têm a expectativa de já decidir algo no mesmo dia.

3. QUEM PRECISA PARTICIPAR? (realmente)

Selecione as pessoas que precisam estar presentes. Por que precisa delas? Qual será a contribuição de cada uma sobre o assunto? Elas decidem sobre o tema ou você está apenas pedindo opinião?

Não dê a sensação às pessoas que elas podem decidir algo, quando na verdade o CEO até quer ouvir a opinião delas, mas é ele quem decide. Elas são as decisoras? Ótimo, então comunique que precisaremos sair da reunião com a decisão tomada. Elas não decidem? Beleza, avise que só está colhendo percepções.

4. AGENDA E DINÂMICAS MINUTO A MINUTO

Crie uma agenda do encontro, escolha dinâmicas que facilitem a fluidez da conversa e organize tudo em blocos.

Exemplo básico para uma reunião de 1 hora:

10 min de introdução e check-in
15 min de levantamento de ideias
10 min para dúvidas
15 min para desenho de plano de ação
10 min para distribuição de tarefas e checkout

Uma pergunta importante é: Preciso de 30 minutos ou 3 horas? Reuniões longas são cansativas e no online a sugestão é que nada ultrapasse 3 horas. Caso a reunião realmente precise de tempo, dê intervalos de 10 minutos a cada uma hora. Se marcar uma reunião de 30 minutos, por favor respeite o tempo acordado.

Uma boa ferramenta para organizar isso tudo é o SessionLab, tem uma versão gratuita que já adianta muito.

5. CONVITE

Agora sim, você está pronto para enviar um convite para as pessoas certas com os objetivos da reunião, agenda minuto a minuto e os motivos pelos quais elas foram convidadas. Lembre-se de verificar se elas têm disponibilidade.

Nesse momento é importante já escolher quem será a pessoa facilitadora do encontro. É você mesma? Precisa que seja outra pessoa? Deixe isso organizado antes do grande dia.

6. ABERTURA DO ENCONTRO

No dia da reunião, logo no começo, relembre o tema do encontro, o papel de cada um ali e o tempo que vocês têm para dar algum encaminhamento (ou não) para os temas apresentados. Se possível, faça também um momento de check-in, onde as pessoas tenham algum espaço para expressar como estão chegando.

Muita gente na reunião? Que tal alguma ferramenta de nuvem de palavras, em que você pode pedir que descrevam em uma palavra a intenção para a reunião?

Geralmente uso sli.do ou mentimeter para esse momento.

7. PAPEIS E ACORDOS

Estabeleça acordos e papéis da reunião. O ideal é que tenha:

1 Facilitador
1 Pessoa que cuida do tempo
1 Pessoa que anota os principais pontos
1 Estacionamento de ideias (quadro em branco com post its), para pessoas colocarem assuntos que surjam no meio da reunião, mas não são pertinentes àquele momento e gostariam de tratar em uma próxima oportunidade.

A pessoa facilitadora é a responsável por manter o foco do encontro, então deve convidar pessoas que desviam do assunto a “estacionarem” suas ideias no quadro e voltar ao tema. Ela também é responsável pela abertura, ritmo e fechamento. Caso esse papel ainda não seja comum na sua empresa, é bom avisar logo no começo da reunião quem vai ocupar esse espaço.

A pessoa cuidadora do tempo pode emitir alguns alertas ao grupo, como: “Estamos no tempo e temos 30 min” ou “Estamos estourados em 5 minutos” e ajudar o grupo na autorregulação da agenda.

8. FECHAMENTO

Esse momento é super importante para as pessoas entenderem se conseguiram ou não atingir o que era o objetivo do encontro e se existem próximos passos.

Boas perguntas a se fazer: Saímos com as decisões? Sabemos o que será feito com nosso levantamento de ideias? Quem são as pessoas responsáveis pelos encaminhamentos?

O ideal é que o facilitador expresse isso de forma direta para o grupo e confirme o entendimento.

OUTRAS DICAS RÁPIDAS:

Invista em um bom planejamento de tarefas antes de sair executando um novo projeto e use reuniões diárias de atualização. Quem faz boas pequenas reuniões de 15 minutos por dia, não precisa fazer reuniões enormes de 4 horas para alinhar o que não foi alinhado;
Seja pontual com horário de começo e término das reuniões, assim as pessoas ficam seguras sabendo que o time realmente respeita os combinados;
Não fique marcando e desmarcando reuniões, isso gera a falta de credibilidade das pessoas no médio longo prazo;
Reserve intervalos de pelo menos 5 minutos entre uma reunião e outra, caso contrário você vai atrasar em todas.

BÔNUS:

Alô, lideranças, CEOs e simpatizantes, em muitas das reuniões que tive problemas, os senhores e as senhoras que foram os causadores, tá? A galera tem medo de interromper a fala dos líderes e o encontro acaba se transformando em uma grande palestrinha. Quer times maduros? Deixe as pessoas resolverem seus problemas.

Fazer bons encontros é praticamente uma arte e com certeza nem todas as dicas possíveis estão aqui. Meu foco nesse texto foi trazer principalmente caminhos para os pontos que vejo mais dificuldade dentro das empresas.

Se quiser mais dicas sobre esse tema, pode deixar sua pergunta aqui que já já respondo.

REFLEXÕES SUBVERSIVAS